> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://help.kwentra.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# الإنشاء التلقائي للفواتير للحجوزات المغادرة أثناء Night Turn
> إنشاء الفواتير تلقائياً للحجوزات في حالة Checked Out أثناء night audit، مع تنبيهات فورية عند الفشل.
أنشئ الفواتير تلقائياً للحجوزات المغادرة (checked-out) أثناء night audit، مع تنبيهات فورية عند الفشل.
### **القيمة العملية**
* **إلغاء الفوترة الفائتة:** يضمن حصول كل حجز مغادر على فاتورته، حتى لو أغفلها الموظفون.
* **تقليل العمل اليدوي:** يؤتمت إنشاء الفواتير، ما يوفر وقت الموظفين في أوقات الذروة.
* **معالجة فورية للأخطاء:** يرسل إشعارات الفشل إلى الفريق المعني حتى لا يمر أي أمر دون انتباه.
* **امتثال جاهز للتدقيق:** يضمن إنشاء جميع الفواتير لأغراض التدقيق المالي والقانوني.
### **حالات الاستخدام**
* **أتمتة التدقيق الليلي:** يبحث النظام كل ليلة عن جميع الحجوزات التي غادرت حديثاً وينشئ الفواتير الناقصة.
* **إشعار الأخطاء:** في حال فشل إنشاء أي فاتورة (بسبب نقص بيانات أو خطأ في النظام وغيره)، يُرسَل بريد إلكتروني تلقائي حتى تتمكن المكاتب الأمامية من التصرف فوراً.
* **تحسين تجربة النزيل:** يمنع الحالات التي يغادر فيها النزيل دون إصدار فاتورة له.
### **الإعداد:**
Go to [manage.kwentra.com](https://manage.kwentra.com/)
Go to Front Office
Click "settings"
Click "Front Office"
Click "Templates"
Click "Folios"
### **مربع اختيار جديد متاح الآن**
عند تفعيله، ستعمل هذه الخاصية على جميع الحجوزات في حالة "Checked Out" التي يطابق تاريخ مغادرتها تاريخ التدقيق الحالي ولم تُنشأ لها فاتورة.
**معالجة Night Turn:**
* في كل ليلة أثناء night audit، يبحث النظام عن الحجوزات المؤهلة (Checked Out، تاريخ المغادرة = اليوم، بدون فاتورة).
* ثم ينشئ الفواتير تلقائياً لكل منها.
* في حال فشل إنشاء الفاتورة لأي حجز، يسجّل النظام هذا الفشل.
Click "Save"
إعداد إشعارات الفشل:
### **مجموعة إشعارات بريد إلكتروني جديدة**
**مثال على بريد الفشل:**
* **Subject:** Folio Auto-Generation Failed - Night Audit \[YYYY-MM-DD]
* **المحتوى:**
* يسرد جميع الحجوزات التي فشل إنشاء فواتيرها:
* **الملخص:** يعرض إجمالي حالات الفشل مقابل الحجوزات التي تمت معالجتها.
* **التعليمات:** ينصح المستخدمين بإنشاء الفواتير يدوياً لحالات الفشل.
* **الأولوية:** مرتفعة
Click "Save"
### **القيود والملاحظات**
* تنطبق فقط على الحجوزات في حالة "Checked Out"، وبتاريخ مغادرة = تاريخ التدقيق، وبدون فاتورة.
* يُفعَّل إشعار الفشل فقط في حالات فشل إنشاء الفاتورة أثناء night audit.
* التعديل أو إعادة الإرسال يدوي — لا يمكن للنظام إعادة المحاولة تلقائياً.
* لا تُدرَج الحجوزات القديمة (التي لم تغادر في تاريخ التدقيق).
### **مثال تطبيقي**
1. يغادر النزيل بتاريخ 2025-09-01، لكن موظف الاستقبال ينسى إنشاء الفاتورة.
2. يعمل night audit مع تفعيل خيار **"Generate folio on night turn"**.
3. يعثر النظام على الحجز (مغادر، بدون فاتورة) وينشئ الفاتورة تلقائياً.
4. في حال فشل إنشاء أي فاتورة (مثلاً بسبب نقص بيانات الملف الشخصي)، يُرسَل بريد إلكتروني فوري إلى مستلمي "folio Auto generation failure notification".
