إنشاء أمر شراء واحد (PO) من عدة طلبات شراء

حدّد عدة طلبات شراء (Purchase Requests) من القائمة وأنشئ منها أوامر شراء من بنودها المجمّعة في إجراء واحد، مجمّعةً حسب المورّد.

​

القيمة العملية

• ادمج بنود عدة طلبات شراء في أمر واحد لكل مورّد.
• تسريع الشراء عبر الطلب من عدة طلبات في إجراء واحد.
• تقليل أوامر الشراء المكرّرة لنفس المورّد.
• تعديل السعر والكمية لكل بند قبل إنشاء الأوامر.
• تقييد الإجراء الجماعي على المستخدمين ذوي صلاحية create-purchase-order.

​

حالات الاستخدام

• مشترٍ يحدّد طلبَين يشتركان في نفس المورّد ويُنشئ أمر شراء واحداً مجمّعاً.
• مدير مشتريات يجمّع طلبات الأسبوع ويطلب أصناف كل مورّد معاً.
• مراقب تكاليف يراجع طلب الشراء المصدر لكل بند قبل اعتماد الأوامر.

​

كيف يعمل

في السابق كان أمر الشراء يُبنى من طلب شراء واحد فقط في كل مرة. أما الآن فيمكنك تحديد عدة طلبات من القائمة وإنشاء أوامر شراء من بنودها المجمّعة — مع إنتاج أمر واحد لكل مورّد.

1. في قائمة Purchase Requests، فعّل مربع الاختيار بجوار كل طلب تريد الطلب منه.
2. افتح Bulk Actions واختر Create PO. يتوفر هذا الإجراء للمستخدمين ذوي صلاحية create-purchase-order.
3. تُفتح نافذة تعرض البنود القابلة للطلب من جميع الطلبات المحددة، مجمّعةً تحت عناوين الموردين (vendor headers). يعرض كل بند Item و Store و Unit و Unit price و Qty وعمود Request الذي يبيّن طلب الشراء المصدر لكل بند.
4. فعّل البنود التي تريد طلبها وعدّل السعر (price) أو الكمية (quantity) لكل بند حسب الحاجة.
5. اضغط تأكيد. يُنشئ النظام أمر شراء واحداً لكل مورّد. وإذا كانت البنود المحددة تعود لموردين مختلفين، يُنشئ النظام تلقائياً أمر شراء منفصلاً لكل مورّد.
6. تظهر أوامر الشراء المُنشأة عند النجاح. ويسرد وصف كل أمر الطلبات المصدر له — على سبيل المثال: “From purchase requests no. 12, 15, 18”.

تُحدَّث حالة كل طلب شراء مصدر لتعكس مقدار ما تم طلبه منه (جزئياً أو كاملاً).

​

ما الذي يمكن دمجه

تُجمَّع الطلبات على مستويين، ويجب أن يتطابق كل طلب تحدّده على كليهما:

• نفس usage department — يجب أن تنتمي جميع الطلبات المحددة إلى نفس usage department. لا يمكنك إنشاء أمر شراء واحد عبر أقسام استخدام مختلفة.
• نفس إعداد market list — لا يمكنك خلط طلبات market list مع طلبات ليست market list في الإجراء نفسه.

وإذا لم تتطابق الطلبات المحددة على المستويين، يُمنع الإجراء وتظهر هذه الرسالة:

​

البنود التي تظهر

لا يظهر البند في النافذة إلا إذا كان معتمداً (approved) وغير مرفوض (not rejected) وله مورّد محدد (vendor assigned) ولا يزال لديه كمية متبقية (remaining quantity) للطلب. أما البنود التي لا تستوفي هذه الشروط فتُخفى تلقائياً. يجب أن يحتوي كل طلب على بند معتمد واحد على الأقل حتى يمكن الطلب منه. أما الطلب الذي لا يزال في حالة Draft — أو الذي لا يحتوي على بنود قابلة للطلب — فلا يمكن استخدامه، وتظهر هذه الرسالة مع رقم الطلب:

​

أصناف الاستلام المباشر والأصناف المخزنية

إذا كان الطلب يخلط بين أصناف direct receiving والأصناف المخزنية العادية، يفصل النظام بينها بحيث يُطلب كل نوع ويُعالَج بشكل صحيح.