القيمة العملية
- يحفظ كل دفعة مقدمة للوكالة على حساب AR الخاص بها.
- يخصم الدفعات المقدمة تلقائياً عند مراجعة فواتير المكاتب الأمامية.
- يعطي الوكالة رصيداً دائناً عندما يغادر النزيل مبكراً.
- يوضح ما بقي على الوكالة دفعه.
حالات الاستخدام
- يسجّل موظف الحسابات المدينة دفعة مقدمة من وكالة لحجوزات الشهر القادم.
- يعطي أمين الصندوق منظم الرحلات رصيداً بالليلة التي لم يقضها النزيل.
- يراجع المحاسب الرصيد المفتوح للوكالة ويرى الرصيد الدائن بجانب الفاتورة.
كيف يعمل
هناك حالتان:- دفعة مقدمة: تدفع الوكالة قبل وصول نزلائها. تسجّلها في Back Office.
- AR Deposit من الفوترة: يغادر النزيل مبكراً، فتحصل الوكالة على رصيد بالليالي غير المستخدمة. تنفّذها من فوترة الحجز.
سجّل دفعة مقدمة
- اضغط Deposit.
- اختر القسم (transaction code) الخاص بدفعات وكالات السفر المقدمة.
- أدخل مبلغ الدفعة.
- اختر تاريخ العملية.
- اختياري: أضف تعليقاً. يظهر في تقاريرك.
- اضغط Save.
- الدفعات المقدمة ليس لها رقم فاتورة.
- تُخصم الدفعات المقدمة تلقائياً. يحدث هذا عندما يراجع موظفو الحسابات المدينة فواتير المكاتب الأمامية المدفوعة على City Ledger.
أعطِ رصيداً بالجزء غير المستخدم من الإقامة
مثال: تحجز Fly Tours إقامة 3 ليالٍ بـ 450 USD (150 USD لليلة). يغادر النزيل بعد الليلة الثانية. تصبح الـ 150 USD الباقية رصيداً دائناً لـ Fly Tours. أولاً، أنشئ طريقة دفع (credit department) لدفعات AR المقدمة.
- اختر credit department الخاص بالدفعات المقدمة.
- أدخل المبلغ الذي تريد إضافته كرصيد دائن للوكالة.
- اختياري: أدخل تعليقاً.
- سوِّ الفاتورة بـ City Ledger Payment. تحصل الوكالة على رصيد دائن بالمبلغ الباقي.
