إنشاء أمر شراء (Purchase Order)

أنشئ أوامر الشراء من طلبات الشراء (Purchase Requests). ينشئ النظام أمر شراء لكل مورّد.

​

القيمة العملية

• حوّل بنود طلب الشراء المعتمدة إلى أوامر بضغطات قليلة.
• اطلب من عدة طلبات شراء في خطوة واحدة.
• أمر شراء واحد لكل مورّد، بلا أوامر مكرّرة.
• عدّل السعر والكمية قبل إنشاء الأوامر.
• استثنِ أي بند واطلبه لاحقاً.

​

حالات الاستخدام

• المشتري يفتح طلب شراء ويطلب بنوده المعتمدة من كل مورّد.
• مدير المشتريات يجمع طلبات الأسبوع ويطلب أصناف كل مورّد معاً.
• المشتري يزيل بنداً لا يستطيع المورّد توفيره ويطلب الباقي.

​

كيف يعمل

يمكنك إنشاء أوامر الشراء بطريقتين:

• من طلب شراء واحد.
• من عدة طلبات شراء في القائمة.

الطريقتان تفتحان نافذة Create purchase orders. وفيها تختار البنود المطلوب شراؤها. يأخذ أمر الشراء الكميات والأسعار من طلب الشراء. لطباعة أمر الشراء أو إرساله أو متابعته بعد إنشائه، راجع العمل مع أوامر الشراء.

​

من طلب شراء واحد

1. افتح طلب الشراء الذي تريد استخدامه.
2. حدّد البنود التي تريدها في أمر الشراء الجديد.
3. اضغط Create PO (أعلى يمين الشاشة).
4. تفتح نافذة Create purchase orders. البنود مجمّعة حسب المورّد، وكلها مختارة.
5. أزِل اختيار أي بند لا تريد طلبه. راجع Qty و Unit price.
6. اضغط Confirm. ينشئ النظام أمر شراء لكل مورّد.
7. افتح كل أمر شراء جديد. راجع كل الأصناف والكميات والأسعار.
8. اضغط Save and Edit عند الانتهاء.
9. عند وصول الأصناف، أنشئ أمر استلام.

​

من عدة طلبات شراء

1. في قائمة Purchase Requests، اختر كل طلب تريد الطلب منه.
2. افتح Bulk Actions واختر Create PO.
3. تعرض النافذة البنود التي يمكن طلبها من كل الطلبات المختارة، مجمّعة حسب المورّد.
4. يعرض كل بند Item و Store و Unit و Unit price و Qty و Request. يبيّن Request طلب الشراء الذي جاء منه البند.
5. اختر البنود التي تريدها. عدّل السعر أو الكمية عند الحاجة.
6. اضغط Confirm. ينشئ النظام أمر شراء لكل مورّد.
7. تظهر أوامر الشراء الجديدة. يذكر وصف كل أمر الطلبات التي جاء منها، مثل “From purchase requests no. 12, 15, 18”.

بعدها يعرض كل طلب شراء مصدر كم طُلب منه: جزئياً أو كاملاً.

​

ما الذي يمكن دمجه

يجب أن يكون لكل الطلبات التي تختارها:

• نفس قسم الاستخدام. لا يغطي أمر شراء واحد أقسام استخدام مختلفة.
• نفس إعداد market list. لا يمكنك خلط طلبات market list مع طلبات أخرى.

إذا لم تتطابق، يتوقف الإجراء ويظهر هذا النص:

​

البنود التي تظهر

يظهر البند في النافذة فقط إذا كان:

• معتمداً وغير مرفوض.
• له مورّد.
• ما زالت له كمية لم تُطلب بعد.

البنود الأخرى لا تظهر. يحتاج كل طلب إلى بند معتمد واحد على الأقل. لا يمكن استخدام طلب في حالة Draft، أو طلب لم يبقَ فيه شيء للطلب. يظهر هذا النص مع رقم الطلب:

​

أصناف الاستلام المباشر

قد يجمع الطلب بين أصناف الاستلام المباشر والأصناف المخزنية العادية. يضعها النظام في أوامر شراء منفصلة.

​

اختيار البنود المطلوب شراؤها

لكل بند في نافذة Create purchase orders مربع اختيار. البنود غير المختارة لا تدخل في أمر الشراء. وهذا يعمل بالشكل نفسه في النافذتين. قبل ذلك، كان كل بند في النافذة المفتوحة من طلب شراء يُطلب. ولاستثناء بند، كان عليك إغلاق النافذة والبدء من جديد.

• كل البنود مختارة عند فتح النافذة.
• أزِل اختيار البند لاستثنائه. اختره مرة أخرى لإعادته.
• لكل عنوان مورّد مربع اختيار. يختار أو يلغي اختيار كل بنود هذا المورّد.

عند Confirm:

• تُطلب البنود المختارة فقط.
• المورّد الذي لا بند مختار له لا يُنشأ له أمر شراء.
• يُفحص Qty و Unit price للبنود المختارة فقط. البند غير المختار لا يمنع Confirm أبداً.
• إذا لم تختر شيئاً، لا ينشئ Confirm شيئاً ويظهر هذا النص:

البند غير المختار لا يتغير على طلب الشراء. ويُعرض مرة أخرى عند فتح Create PO في المرة القادمة.

​

مثال

طلب الشراء PR-12 معتمد وبه ثلاثة بنود: تختار البنود الثلاثة وتضغط Create PO. تزيل اختيار Cucumber و Olive Oil، ثم تضغط Confirm.

• أمر شراء واحد لـ Fresh Farms، به Tomato بكمية 10.
• لا أمر شراء لـ Delta Oils. بنده الوحيد لم يكن مختاراً.
• يبقى Cucumber و Olive Oil على PR-12 ولم يُطلبا بعد.