القيمة العملية
- يتيح لك تجهيز الطلب كمسودة، فلا تبدأ الموافقات بالخطأ.
- يحدّد مخزناً واحداً أو مورّداً واحداً لكل السطور مرة واحدة.
- يحتفظ بموافقات الصنف عندما يغيّر المشتري المورّد أو السعر.
- يُرجِع سطراً واحداً إلى مقدّم الطلب أو إلى مستوى موافقة سابق.
- يسجّل كل تغيير وموافقة لكل صنف، برقم الصنف واسمه.
حالات الاستخدام
- يجهّز رئيس القسم طلب الشهر كمسودة ويرسله عندما يكتمل.
- يحدّد المشتري مورّداً واحداً لكل السطور، ثم يغيّر السطرين اللذين يأتيان من مكان آخر.
- يجد معتمِد Level 3 مشكلة في السعر ويُرجِع صنفاً واحداً إلى Level 2.
كيف يعمل
لمتابعة طلب الشراء وموافقاته وإغلاقه، راجع طلبات الشراء – الحالة والاعتماد والإغلاق.
إنشاء طلب شراء
- أضف Description للطلب، مثل “Monthly order”.
- أضف Date.
- اختر Buyer من مراقبة التكاليف. المشتري يحدد أسعار الأصناف ويختار الموردين.
- أضف كل صنف في سطر مستقل.
- اختر المخزن الذي سيستلم الأصناف.
- أدخل الكمية لكل صنف.
- اضغط Save and edit.
وصف الصنف
يمكنك إضافة وصف لكل سطر صنف.
المسودة والإرسال
يبدأ الطلب المحفوظ بحالة Draft.
- في Draft يظهر زر Submit for Approval فقط.
- Submit for Approval ينقل الطلب إلى Pending. تظهر بعدها Approve وReject وCreate PO.
- يظهر Return to Draft فقط ما دام لم يُتخذ أي إجراء في Pending.
- مُنشئ الطلب وحده يستطيع Submit for Approval أو Return to Draft.
- لا يمكنك إرجاع الطلب إلى المسودة إذا كان فيه أصناف معتمدة.
- Unit Price
- Discount
- Total
- Vendor
المشتري يضيف الأسعار والموردين
- افتح طلب الشراء.
- أدخل السعر الإجمالي أو سعر الوحدة. يُحسب الآخر تلقائياً.
- حدّد مورّداً لكل سطر.
- اضغط Save and edit.
تحديث المخزن والمورّد لكل السطور
في رأس الطلب قسم Bulk Update فيه حقلان.
المخزن (Store)
- قبل إضافة الأصناف: كل صنف تضيفه يأخذ هذا المخزن، حتى لو كان له مخزن استلام افتراضي.
- بعد إضافة الأصناف أو عند تغييره: تتغير كل السطور إلى هذا المخزن فوراً. يشمل ذلك السطور التي كان لها مخزن.
- الأصناف المضافة بعد التغيير تأخذ المخزن الجديد.
- يقول النص الإرشادي “Selecting a store will apply to all line items below.”
- يعمل مثل حقل From Store في شاشة Store Usage.
- بعد تحديد مخزن في الرأس، يعرض منتقي Item في كل سطر الأصناف المرتبطة بذلك المخزن فقط.
- الأصناف غير المرتبطة بأي مخزن تظل تظهر في كل سطر.
- السطور المضافة لاحقاً تتبع الفلتر نفسه ما دام مخزن الرأس محدداً.
- الأصناف المختارة مسبقاً في السطر تبقى كما هي.
المورّد (Vendor)
- المورّد الذي تحدده يُطبَّق على كل السطور الحالية فوراً.
- المشتري المحدد في الطلب وحده يستطيع تعديله. القاعدة نفسها تنطبق على المورّد في كل سطر.
قسم الاستخدام
في الطلب حقل للقسم (Usage Department). يتابع الإنفاق لكل قسم.
- يضيف مقدّم الطلب قسم استخدام واحداً لكل طلب.
- يضيف مقدّمو الطلبات طلبات فقط لأقسام الاستخدام المرتبطة بأقسامهم.
- يرى مقدّمو الطلبات طلبات أقسامهم فقط، حتى بعد مسح البحث.
- أضف الأقسام إلى Account Family. يمكنك إضافة أكثر من قسم.
- اضغط Save.
طباعة طلب الشراء
اضغط print أعلى يمين الطلب.
الموافقة على الأصناف ورفضها
الموافقات تبقى عند تغيير المورّد أو السعر
- يستطيع مقدّم الطلب أو المشتري تغيير المورّد أو سعر الوحدة لصنف عليه موافقات.
- تبقى كل الموافقات صالحة وظاهرة. لا يُعاد ضبط أي مستوى.
- تعديل أي حقل آخر يتبع مسار العمل المعتاد.
- إذا حذفت صنفاً ثم أضفته مرة أخرى، تبدأ الموافقات من جديد.
- يُحفظ كل تغيير في المورّد أو السعر في سجل الصنف.
رفض الأصناف أو إرجاعها
- اختر صنفاً أو أكثر.
- اضغط Reject.
- أدخل Rejection Note (من 10 إلى 300 حرف). تُحفظ مع اسمك والتاريخ والوقت ومستوى موافقتك.
- اختر إلى أين يذهب الصنف، ثم أرسل.
بعد الإرجاع:
- مقدّم الطلب وحده يعدّل الأصناف المُرجَعة إليه ويرسلها، بزر Submit Returned Items.
- كل الأصناف الأخرى مقفلة.
- الأصناف المُرجَعة إلى مستوى تحتفظ بالموافقات التي قبله.
- يظهر سجل الموافقات وملاحظات الرفض دائماً.
- الأخضر: Approved
- الأصفر/البرتقالي: Pending
- الأحمر: Rejected
- لون أو أيقونة خاصة: مُرجَع
سجل التغييرات
نسخ طلب شراء
يمكنك نسخ طلب في أي حالة.