طلبات الشراء – الحالة والاعتماد وإغلاق الأسطر

طلب الشراء الآن يتبع ثلاثة أشياء منفصلة: الطلب من المورد، والاعتماد، والإغلاق. هذا يطابق طريقة عمل أوامر الشراء.

​

القيمة العملية

• تعرض تقدّم الاعتماد منفصلاً عن تقدّم الطلب من المورد، في كل طلب.
• تعرض كم بقي من كل سطر لم يُطلب بعد.
• تغلق سطراً واحداً وتترك باقي الطلب يعمل.
• تجعل طلبات الشراء تعمل مثل أوامر الشراء تماماً.
• تحرر الطلب العالق بسبب صنف واحد لا تستطيع شراءه.

​

حالات الاستخدام

• يغلق المشتري سطر صنف لا يوفره المورد، ويطلب الباقي.
• يصفي مدير المشتريات طلبات Pending Authorization ويتابع مع المعتمِدين.
• يراجع مراقب التكلفة سطراً مُرجعاً ويرى حالته تعود إلى Pending.

​

كيف يعمل

الطلب الآن يعرض ثلاثة حقول:

​

حالة كل سطر

لكل سطر في الطلب عمود Status للقراءة فقط، بجانب الكمية المطلوبة والكمية التي تم طلبها. الاعتماد ليس جزءاً من هذه الحالة. راجع Authorization Status أدناه.

​

مثال: الطلب رقم 12

تم إرسال الطلب رقم 12، والموافقة على كل سطوره. حقل Status في الطلب هو Partially ordered.

​

متى تتغيّر حالة السطر

​

حالة الاعتماد (Authorization Status)

طلبات الشراء تعرض أيضاً Authorization Status، مثل أوامر الشراء. وهي تتبع الاعتماد فقط. يكون السطر منتهياً إذا تحقق أحد هذه:

• اعتُمد حتى آخر مستوى مطلوب.
• رُفض.
• صنفه لا يحتاج اعتماداً.

الطلب المغلق يكون دائماً Fully Authorized.

​

متى تتغيّر حالة الاعتماد

​

إغلاق الأسطر

تغلق الآن أسطر طلب الشراء سطراً سطراً، مثل أوامر الشراء. زر Close الخاص بالطلب كله لم يعد موجوداً. ولا يطلب النظام أي سبب.

1. علّم الأسطر التي تريد إغلاقها. هي نفس علامات الاعتماد والرفض.
2. اضغط Close.

إن لم تعلّم شيئاً تظهر رسالة “At least one item should be selected.” يعالج النظام كل سطر وحده. السطر الذي لا يمكن إغلاقه لا يوقف باقي الأسطر. الإغلاق يعيد كتابة السطر بالكمية المطلوبة فعلاً. السطر المطلوب بالكامل لا يبقى فيه شيء للتخلي عنه. علّمه، وتظهر رسالة Item {item} is already fully ordered.

​

مثال: إغلاق الطلب رقم 12

أغلق الصنف B والصنف C:

• لم يعد الصنف C يطلب شيئاً. حالته Closed.
• صار الصنف B يطلب 4. حالته Partially ordered + Closed.
• لا يمكن إغلاق الصنف A. حالته بالفعل Ordered.

يصبح الطلب Partially ordered + Closed.

​

أين يظهر زر Close

• في الطلبات Pending و Partially ordered.
• لا يظهر في طلب Draft. عدّل الطلب بدلاً من ذلك.
• لا يظهر في طلب Ordered أو Closed. كل الأسطر تجاوزت مرحلة الإغلاق.

​

ما لا يستطيع السطر المغلق فعله

• لم يعد يظهر في الأسطر التي تضيفها إلى أمر شراء.
• لم يعد يحسب في Authorization Status.

الطلب الذي سطره الوحيد غير المعتمد مغلق يصبح Fully Authorized.

​

حالة الطلب

حقل Status في الطلب يأتي من أسطره: طلب Draft يبقى Draft مهما كانت أسطره. حالة Pending approval أُلغيت. الاعتماد يظهر الآن في Authorization Status فقط.

​

أين تراها أيضاً

• طباعة طلب الشراء تعرض حالة كل سطر.
• شاشة قائمة طلبات الشراء فيها عمود وفلتر Authorization Status. استخدمه مع فلتر Status لمطابقة الاثنين معاً.
• فلتر Pending authorization level لم يتغيّر. يعرض المستوى الذي ينتظره الطلب.
• تقرير Purchase Requests يستخدم الأسماء نفسها في فلتري Status وAuthorization Status.
• بحث المساعد وشاشات تفاصيل طلب الشراء تعرض Authorization Status، كما تفعل مع أوامر الشراء.
• الطلب المغلق يبقى للقراءة فقط، ويبقى مخفياً عن purchase request API.
• الكميات الموجودة على أمر شراء تبقى كما هي. تستطيع استلامها.
• زر Return to Draft يعمل فقط على طلب حالته Pending.

​

الطلبات الموجودة

انتقلت الطلبات الموجودة إلى القيم الجديدة بعد التحديث:

• Pending ordering أصبحت Pending.
• Pending approval أصبحت Pending أو Partially ordered، حسب ما طُلب فعلاً.
• Fully ordered أصبحت Ordered.
• الطلبات المغلقة القديمة احتفظت بحالتها. وأسطرها عُلّمت كمغلقة.
• حالة الاعتماد مُلئت من موافقات ورفض كل طلب.