الرفع المالي إلى منصة الرصد السياحي

يرسل kwentra القيود المحاسبية المرحّلة إلى وزارة السياحة السعودية كل ليلة، عبر منصة الرصد السياحي (NTMP).

​

القيمة العملية

• يلبّي شرط الوزارة الجديد للرفع المالي للفنادق المرخّصة في السعودية.
• يرسل القيود كل ليلة. لا ملف، ولا بوابة، ولا رفع يدوي.
• لا يغيّر عمل المحاسبين اليومي.
• يحتفظ بالقيود التي لا يمكن إرسالها بشكل صحيح.
• يسجّل كل إرسال بتاريخه وإجمالياته ورد الوزارة.
• يرفع كل فندق وحده لمجموعات المكتب الرئيسي.

​

حالات الاستخدام

• مسؤول بوابة الرصد السياحي يوافق على طلب kwentra، فيبدأ الرفع.
• رئيس الحسابات يطابق الحسابات مرة واحدة، فتُرسل القيود كل ليلة.
• محاسب يصحّح خطأً مرحّلاً بقيد عكسي، كما يتوقع المراجعون.

​

كيف يعمل

رفع بيانات النزلاء والإشغال إلى منصة الرصد السياحي لا يتغيّر. هذه الميزة تضيف القيود المحاسبية. لإعداد رفع بيانات النزلاء والإشغال، راجع إعداد تكامل منصة الرصد السياحي.

​

ما يقوم به الفندق، مرة واحدة

1. مسؤول بوابة الرصد السياحي يوافق على طلب الوصول.
   • يرسل kwentra طلباً مرتبطاً برقم رخصتك السياحية.
   • يظهر الطلب في بوابة المنشأة على منصة الرصد السياحي.
   • لا يُرفع شيء قبل أن يوافق عليه شخص من الفندق. الوزارة تشترط موافقتكم أنتم، لا موافقتنا.
2. المدير المالي أو رئيس الحسابات يطابق حساباتك. راجع ربط حساباتك أدناه.

لا تنشئ أي بيانات اعتماد ولا ترسلها. يتولّى kwentra إعداد الربط بعد موافقتك.

​

إعداد الرفع المالي

أضف إدخالاً واحداً لكل رخصة. املأ هذه الحقول:

• الحقل Submit at بتوقيت UTC، لا بتوقيت السعودية. توقيت السعودية هو UTC+3. أي أن 00:00 UTC هي 3:00 صباحاً في السعودية.
• اختر ساعة بعد انتهاء التدقيق الليلي. هكذا يُقفل اليوم قبل رفعه. إذا لم تكن متأكداً، اترك القيمة الافتراضية.
• إيقاف Report to NTMP لا يوقف رفع بيانات النزلاء والإشغال.

اضغط Save، ثم Test connection. يتأكد من صحة البيانات ومن موافقة المنشأة. إذا كان هناك خطأ، يخبرك أين هو.

​

ربط حساباتك

للوزارة دليل حسابات موحّد خاص بها. كل قيد يرسله kwentra يجب أن يستخدم أحد حساباته. لذلك تطابق حساباتك مع حسابات الوزارة.

• أنجز المطابقة مع المدير المالي أو رئيس الحسابات.
• تتم مرة واحدة. لا تُرفع أي بيانات للمنشأة قبل اكتمالها.
• تظهر حسابات الوزارة فور فتح الشاشة. لا تحتاج إلى تحميلها.
• يمكن وضع أكثر من حساب لديك تحت حساب واحد لدى الوزارة. هذا طبيعي إذا كان دليلك أكثر تفصيلاً.
• اترك حساب الوزارة فارغاً إذا لم يُرفع تحته شيء.

ما تطابقه يعتمد على دليل حساباتك: على الشاشة

• تحت كل حساب للوزارة، اكتب رمز الحساب أو اسمه في Add main account by code or name.
• بعض الحسابات الرئيسية لها قيود برموز تحليل مختلفة. لهذه الحسابات، تسألك الشاشة أي رمز وأي قيم تريد ربطها.
• يمكنك إضافة رمز آخر لتضييق الربط أكثر. أو يمكنك تركه ليشمل كل ما تبقّى.
• القيم المربوطة بحساب آخر للوزارة تظهر كمحجوزة.
• يظهر على كل حساب رئيسي الرموز التي يشملها، أو أنه يشمل كل ما تبقّى.
• يعرض مربع تنبيه حساباتك التي لم تُطابَق بعد. يُحتفظ بقيود هذه الحسابات حتى تطابقها.
• يصبح الحساب الرئيسي مربوطاً بمجرد ربط أي رمز من رموزه.
• استخدم Search ministry accounts للبحث عن حساب. فعّل Show mapped only لترى ما أنجزته.

على ملف جدول بيانات الملف غالباً أسهل عند العمل مع محاسب.

1. اضغط Export CSV. يضم الملف كل حسابات الوزارة، حتى في منشأة جديدة. هذا هو ملف العمل.
2. يكتب المحاسب رموز حساباتك. رمز واحد في كل عمود.
3. أضف أعمدة بقدر ما يحتاج الصف. عملية الإدخال تقرأها كلها.
4. اضغط Import CSV لإدخال الملف.

أول عمودين يأتيان مملوءين: ntmp_account (رمز حساب الوزارة) وntmp_account_name. باقي الأعمدة تعتمد على دليل حساباتك. النظام الأمريكي: بلا رموز تحليل في الملف أعمدة kwentra_account_1 وkwentra_account_2 وهكذا. لا يوجد فيه عمود analysis_code. اكتب كل الحسابات التي تتبع حساب الوزارة. هنا تذهب ثلاثة حسابات نقدية كلها إلى حساب Cash on Hand لدى الوزارة. النظام البريطاني والمكتب الرئيسي: رموز التحليل في الملف عمود analysis_code، ثم أعمدة main_account_1 وmain_account_2 وهكذا. يعطي فندقك كل قسم أو فريق رمز تحليل (T code). مثلاً، T0=10 قد يكون قسم Rooms. T0 وT1 وT2 وغيرها كلها رموز تحليل.

• اكتب الرمز في analysis_code. كل الحسابات الرئيسية في الصف تستخدمه.
• يأخذ الصف القيود التي لها هذا الرمز فقط.
• لاشتراط رمزين معاً، ضع بينهما فاصلة: T0=10,T1=120.
• لربط الصف بعدة رموز، ضع بينها مسافة: T0=10 T0=15.
• اترك analysis_code فارغاً للحساب الرئيسي الذي ليس له رموز تحليل.

• حساب الرواتب 500001 موجود في ثلاثة صفوف.
• قيوده برمز T0=10 تذهب إلى Rooms Payroll. قيوده برمز T0=15 تذهب إلى F&B Payroll.
• كل قيوده الأخرى تذهب إلى A&G Payroll. هذا الصف بلا رمز، لذلك يأخذ ما تبقّى.

إعطاء حساب واحد رمزاً مختلفاً أحياناً يستخدم حساب واحد في الصف رمز تحليل آخر. أضف نقطتين وهذا الرمز بعد الحساب.

• الحسابان 600103 و600104 يستخدمان رمز الصف T0=10.
• الحساب 600105 يستخدم T1=115 بدلاً من T0=10.

لكي لا تستخدم أي رمز لحساب واحد، أنهِه بنقطتين فقط، مثل 600104:. قواعد الملف

• يمكنك وضع الحساب الرئيسي نفسه تحت أكثر من حساب للوزارة فقط إذا كان لكل صف رمز تحليل مختلف.
• إذا ناسب القيد أكثر من صف، يفوز الصف الذي فيه رموز أكثر.
• يتوقف الإدخال إذا استخدمت رمز T غير موجود في دليلك. ويتوقف أيضاً لقيمة لا يستخدمها الحساب الرئيسي أبداً.
• إذا تكرر الحساب نفسه بالرموز نفسها في صفين، يتوقف الإدخال. لا يُدخل شيئاً ويذكر اسم الحساب.
• إذا صدّرت الملف ثم أدخلته من جديد، تحصل على الربط نفسه.

​

مجموعات المكتب الرئيسي

المكتب الرئيسي يدير عدة فنادق في نسخة kwentra واحدة. يرفع كل فندق إلى الوزارة وحده. الإعداد

1. في Financial Reporting Setup، أضف صفاً لكل رخصة فندق.
2. في كل صف، اختر رمز التحليل الذي يميّز هذا الفندق. رمز الفندق يتبع رخصة واحدة فقط.
3. طابق حساباتك الرئيسية مرة واحدة. الربط يشمل نسخة كل فندق من الحساب.

رمز الفندق يُستخدم فقط لتقسيم القيود حسب الفندق. لا يمكنك استخدامه في الربط، لذلك لا تعرضه الشاشة. ما يُرسل

• السطور التي عليها رمز فندق تذهب إلى تقرير هذا الفندق.
• إذا لم تتوازن سطور فندق ما، يضيف kwentra سطر موازنة واحداً. يذهب إلى Due to Related Parties (253201) بشكل افتراضي.
• السطور التي ليس عليها رمز فندق تخص المكتب الرئيسي. لا تُرسل، ولا يظهر أي تنبيه.
• القيد الذي ليس عليه أي رمز فندق لا يُرسل منه شيء. تعرضه Reporting Logs كقيد للمكتب الرئيسي فقط.

حساب المدينين (City ledger) أنشئ قسم AR واحداً في المكتب الرئيسي لكل فندق، في AR multiproperty mapping. يجب أن يكون حسابه هو حساب المقاصة الخاص بهذا الفندق.

• يمنع kwentra ربط قسم حسابه يتبع فندقاً آخر.
• ينبّهك إذا اشترك عدة فنادق في قسم واحد.
• هذه الأقسام لا تظهر في AR payment transfer.

​

راجع ما أُرسل

تعرض Reporting Logs كل دفعة أُرسلت إلى الوزارة، بتاريخها وإجمالياتها ورد الوزارة.

• Failed تعني أن الوزارة رفضت الدفعة، أو أن kwentra لم يستطع تحويل قيد.
• في المكتب الرئيسي، تعرض الفنادق التي ذهب إليها كل قيد. أو تعرض أن القيد بقي في المكتب الرئيسي.

إلغاء دفعة أُرسلت بربط خاطئ قبلت الوزارة دفعة، لكن الربط كان خاطئاً. يمكنك استرجاعها:

1. اضغط Cancel على الدفعة المقبولة، ثم أكّد.
2. يرسل kwentra دفعة عكسية. فيها السطور نفسها، مع تبديل المدين والدائن.
3. تظهر الدفعة الأصلية كملغاة، مربوطة بالدفعة العكسية.
4. صحّح الربط واحفظه. تُرسل قيود الدفعة من جديد بالربط الجديد.

• تعرض النتيجة عدد السطور التي عُكست وعدد القيود التي ستُرسل من جديد.
• وتعرض أيضاً عدد القيود التي يجب أن ترحّلها من جديد في kwentra. هذه قيود أُرسلت قبل هذا التحديث.
• يمكنك إلغاء الدفعة التي قبلتها الوزارة فقط.

​

شروط الوزارة

هذه الشروط من الوزارة، لا من kwentra.

​

نصائح لقسم الحسابات

• رحّل القيود كل يوم. المسودات لا تُرسل. بعد إقفال الفترة، قد لا تُرفع المسودات القديمة أبداً.
• أبلغ kwentra عند تغيير دليل الحسابات. الحساب الجديد لا يقابله حساب لدى الوزارة بعد. يُحتفظ بقيوده حتى تطابقه.
• صحّح الأخطاء المحاسبية بقيد عكسي. الوزارة لا تسمح بتعديل قيد مرفوع.
• أُرسلت بربط خاطئ؟ ألغِ الدفعة في Reporting Logs، ثم صحّح الربط.

​

أسئلة متكررة

• هل يحلّ هذا محلّ رفع بيانات النزلاء إلى منصة الرصد السياحي؟ لا. رفع النزلاء والإشغال مستمر. هذه إضافة للبيانات المالية.
• هل على فريقنا عمل يومي؟ لا. استمروا في ترحيل القيود كالمعتاد. الرفع يتم أثناء الليل.
• كم يستغرق الإعداد؟ الموافقة على البوابة تأخذ دقائق. المطابقة تحتاج غالباً جلسة أو جلستين مع رئيس الحسابات.
• ماذا لو تعذّر إرسال قيد؟ يُحتفظ به ولا يُرسل خطأً. السبب المعتاد حساب لم يُطابَق بعد.
• هل نرى ما أُرسل؟ نعم. افتح Reporting Logs. تعرض كل دفعة بتاريخها وإجمالياتها ورد الوزارة.
• من يرى بياناتنا المالية؟ وزارة السياحة فقط. تُرسل بموجب بيانات الاعتماد التي وافقت عليها منشأتك.