كيف أضيف ملاحظات على حجز؟

كلما أردت ترك الطلبات الخاصة لنزيلك على حجزه ليطّلع عليها زملاؤك وبقية الموظفين، أو أردت الاطّلاع على الطلبات الخاصة الواردة على الحجز عند إنشائه من OTA مثل Booking.com/Expedia أو الواردة مباشرةً من موقعك الإلكتروني، تُخزَّن جميع الطلبات الخاصة والملاحظات في مكان واحد على الحجز. Front Office → Individual Reservations → Select a Reservation بالتمرير للأسفل في الحجز ستجد قسم Notes حيث تُخزَّن جميع الملاحظات.

يمكنك إضافة مزيد من الملاحظات بالضغط على زر Add، وهناك ثلاثة أنواع مختلفة من الملاحظات.

Internal Notes
External Notes
Billing Notes

أمور تحتاج إلى معرفتها:

الملاحظات من نوع External فقط هي التي تظهر في مراسلات النزيل مثل email confirmations والفواتير وبطاقات التسجيل، إلخ.
الملاحظات من نوع Internal فقط هي التي تظهر في تقاريرك التشغيلية مثل Expected Arrival وGuest Inhouse وReservation list.
جميع الملاحظات الواردة من الـ OTA المتصلة بـ channel manager لدينا ومن موقعك المباشر تُنشأ هنا تلقائياً تحت نوع الملاحظة External.
Billing Notes ملاحظة تنبيهية نتركها على الحجز للتواصل الداخلي حول أي طلبات متعلقة بالفوترة، وتظهر أولاً في شاشة فوترة الحجز.

تحديث 17 أكتوبر: يمكنك الاطّلاع على ملاحظات الحجز من قائمة الحجوزات دون الحاجة إلى فتح الحجز. Front Office → Individual Reservations

تحديث 25 أكتوبر: تظهر الآن جميع الملاحظات المُضافة على أي حجز في شاشة الفوترة لتعمل كوسيلة تواصل بين الموظفين وتكون دائماً قابلة للاطّلاع، خصوصاً وقت المغادرة أو إنهاء فواتير النزلاء. Front Office → Individual Reservations → Billing